【场景】行政人事：AI 处理考勤/合同/通知
摘要：把 HR 行政最烦的三件事——考勤、合同、通知交给 AI。
一、痛点引入：行政人事的"三大难"
做行政人事的朋友，估计都经历过这种时刻——月初想把上个月的考勤表交出来，却发现钉钉导出的 Excel 一片狼藉：迟到、早退、漏卡、跨城市出差、外勤打卡……光是把这些数据理顺，就要花掉一两天。
更让人头大的是合同。老板甩过来一份合作合同让你"先看看"，你不是律师，但得看付款条件、违约责任、保密条款……这些字每个都认识，连在一起就像看天书。一不留神漏掉一个坑，公司就要亏钱。
至于通知——发个全员邮件、生日福利、节日补贴、调岗通知……每发一次，都要改三版：经理要看一版，HR 要看一版，员工还要看一版。改到最后，连自己都分不清哪个版本是终版了。
这三件事——考勤、合同、通知——加起来能占行政人事 60% 以上的日常工作量。今天这篇，咱们就一个个拆给 AI 看，看它能不能把咱们从加班里捞出来。
小科普（先把名词对齐）
- 考勤：记录员工上下班时间，自动算出工时、迟到、早退、加班等数据的工作。
- 合同审查：把合同条款逐条读一遍，挑出可能让公司吃亏的"埋雷"条款。
- 全员通知：一封邮件、一条钉钉、一条企微，要让全公司（或指定部门）的人都看到，内容还要分门别类。
二、目标产出：学完这篇你能搞定什么
读完这篇，你能动手做出三样东西：
| 案例 | 产出物 | 工具组合 |
|---|---|---|
| ① 智能考勤 | 月度考勤 Excel + 异常员工清单 | 钉钉/企微导出 + 通义/ChatGPT + WPS AI |
| ② 合同审查 | 风险条款清单 + 修改建议（仅供初筛） | 通义/ChatGPT（最终由法务审核） |
| ③ 全员通知 | 邮件/钉钉/企微三版文案 | WPS AI + 钉钉/企微群发 |
注意，案例 ② 是有法律边界的——AI 只能帮你做"初筛"，提醒你哪里可能有坑；最终是否签约、条款怎么改，必须由公司法务或外聘执业律师拍板。这条线，咱们在"避坑指南"里再敲一次黑板。
三、案例实战：跟着做一遍
案例 ① 智能考勤：3 步生成月度考勤表
第一步：从钉钉/企微导出原始打卡记录
不管你用钉钉还是企业微信，都有个"智能考勤"功能会帮你自动打卡、算工时。但导出的原始 Excel 表格是"丑"的：字段名是拼音缩写、时间是 Unix 时间戳（一种"从 1970 年开始秒数累加"的机器时间，人看着像一串数字）、还有一堆空行和合计行，直接发给老板肯定不行。
- 钉钉：工作台 → 考勤打卡 → 报表 → 月度汇总 → 导出 Excel
- 企业微信：管理后台 → 应用 → 打卡 → 报表中心 → 导出
导出后你会得到一份类似这样的 Excel：
emp_id, name, dept, ts, type
1001, 张三, 销售部, 1717200000, in
1001, 张三, 销售部, 1717230000, out
...英文缩写一堆，HR 看着头大。没关系，下一步交给 AI。
第二步：把 Excel 喂给 AI，让它整理
打开通义（https://tongyi.aliyun.com）或 ChatGPT 的对话界面，新建一个对话，把 Excel 文件直接拖进去，然后粘贴下面这段提示词：
你是一位资深 HR。下面是我导出的钉钉打卡原始数据（ts 是 Unix 时间戳，单位秒）。
请你帮我：
1. 把 ts 转成"YYYY-MM-DD HH:mm"的格式；
2. 按员工姓名 + 日期分组，统计每人每天的：
- 上班时间（取当天最早一次"in"打卡）
- 下班时间（取当天最晚一次"out"打卡）
- 工时（下班 - 上班，扣除 1.5 小时午休）
- 是否迟到（上班 > 09:15 算迟到）
- 是否早退（下班 < 18:00 算早退）
3. 输出一个 Markdown 表格版本，列名用中文，方便我复制回 WPS/Excel。
4. 最后再列一份"异常清单"，把迟到、早退、漏卡的人单独列出来。你会得到什么？
AI 会回你一份干净的 Markdown 表格（Markdown 表格 = 一种用竖线和短横线画出来的简版表格，能直接粘进 Word/WPS 自动变正式表格），类似这样：
| 员工 | 日期 | 上班 | 下班 | 工时(h) | 迟到 | 早退 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 张三 | 2024-06-03 | 09:02 | 18:30 | 8.0 | 否 | 否 |
| 李四 | 2024-06-03 | 09:32 | 18:00 | 7.5 | 是 | 否 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
外加一份异常清单：
异常提醒（2024-06）
- 李四（销售部）：迟到 3 次，分别为 06-03、06-12、06-25
- 王五（市场部）：漏卡 1 次（06-18 全天无打卡）
第三步：把 Markdown 表格粘回 Excel / WPS
WPS 表格有个非常香的功能：新建 → 智能表格 → 把 Markdown 表格直接粘进去 → 自动生成 Excel 表格。如果你用的是 WPS AI，甚至可以一句话让它帮你生成图表：每月迟到率、加班时长排名、部门平均工时，一键出图。
再进一步，用 WPS AI 的"数据透视图"——也就是 PivotTable，一种"按部门/月份快速汇总统计的图表工具"——把全公司上月的工时、加班、迟到做一张交互式仪表盘，老板一眼看明白。原本要加班两天的活儿，30 分钟就能交差。
案例 ② 合同审查：AI 帮你"挑雷" ⚠️ 法律边界
🚨 法律边界提醒（务必先看） AI 在合同场景里只能做"初筛"，帮你划重点、找可疑条款。最终是否签约、条款怎么改，必须由公司法务或外聘执业律师审核确认。本文所有提示词仅供学习参考，不能替代专业法律意见。
这一节的所有做法，前提都是"AI 帮你做第一道关，法务做最后一道关"。跳步就会出事，请务必记住。
第一步：把合同 PDF 上传给 AI
打开通义/ChatGPT，新建一个对话，把合同 PDF 直接拖进去（GPT-4o 和通义都支持 PDF 上传）。如果合同是 Word 格式，可以先转 PDF，或者直接复制正文粘贴。
第二步：粘贴"合同审查提示词"
你是一位严谨的合同审查助手（但你不是律师，最终结果需由法务确认）。
请你审查下面这份合同，重点关注以下三类条款，每类挑出 3-5 个风险点：
1. 付款条款：
- 付款时间是否合理（比如尾款超过交付后 90 天）？
- 是否有付款前置条件模糊、可能影响回款？
- 发票要求是否清晰？
2. 违约条款：
- 违约金比例是否对等？
- 赔偿上限是否合理？
- 不可抗力定义是否过于宽泛？
3. 保密条款：
- 保密期是否过长（比如超过 5 年）？
- 保密范围是否模糊，可能误伤日常业务？
- 离职后保密义务是否合理？
请按下面格式输出：
- 条款位置（在哪一页/第几条）
- 原文摘录（一句话）
- 风险等级（高/中/低）
- 修改建议（一句话）
最后给我一个"风险总览"，按风险等级从高到低排序。你会得到什么？
AI 会按你给的格式，把合同里"埋雷"的地方一条条列出来。比如：
| 条款位置 | 原文摘录 | 风险等级 | 修改建议 |
|---|---|---|---|
| 第 4 条 第 2 款 | "甲方应在验收合格后 180 个工作日内支付尾款" | 高 | 180 个工作日 ≈ 8 个月，建议缩短到 30-60 个工作日 |
| 第 7 条 | "乙方承担一切间接损失" | 高 | 间接损失通常不应由一方全担，建议明确上限 |
| 第 9 条 | "保密期为合同终止后 10 年" | 中 | 10 年过长，一般 2-3 年较合理 |
拿到这份清单后，第一件事：转给法务。让他们基于 AI 的初筛结果做专业判断，能省掉 70% 的初审时间——但绝不跳过法务这步。
案例 ③ 全员通知：一句话生成三版文案
第一步：明确通知要素
写通知之前，先把这 5 个要素列清楚（要素不全，AI 写出来一定跑偏）：
| 要素 | 示例 |
|---|---|
| 谁发的（发件人） | 行政部 · 王经理 |
| 发给谁（受众） | 全员 / 销售部 / 技术部 |
| 什么事（主题） | 端午节放假安排（示例日期为虚构组合，实际以国务院当年通知为准） |
| 什么时候（时间） | 2024-06-10 至 2024-06-12 |
| 怎么办（行动项） | 6 月 8 日（周六）补班一天 |
第二步：用 WPS AI 生成邮件/钉钉/企微三版
打开 WPS 文字，新建空白文档 → 点右上角"WPS AI"按钮 → 选"写通知" → 把上面的要素填进去。WPS AI 会一次性给你生成：
- 邮件版（正式、带签名档、可加 logo）
- 钉钉版（短促、表情包友好、能 @全员）
- 企微版（折中、突出重点、可加超链接）
如果你只用通义/ChatGPT，也可以用这个提示词：
请帮我写一份端午节放假通知，要给出三个版本：
【版本 A：正式邮件版】300-500 字，正式、礼貌、含签名档。
【版本 B：钉钉群消息版】100 字以内，口语化，可以用 emoji。
【版本 C：企微通知版】150 字左右，半正式，突出"几号放假、几号补班"。
放假安排：
- 6 月 10 日（周一）至 6 月 12 日（周三）放假，共 3 天
- 6 月 8 日（周六）补班一天
- 节假日福利：6 月 10 日当天发放粽子礼盒第三步：按部门/岗位定制
如果通知内容因部门不同而不同（比如"销售部加班费按 1.5 倍，管理层按固定补贴"），可以再追问一句：
请把上面【版本 A】复制一份，单独给"销售部"定制一版：
- 增加一句："销售部同事 6 月 8 日补班当日，按 1.5 倍工资结算加班费"
- 其他内容不变。AI 会给你两个版本的【版本 A】，你分别粘进邮件即可。
第四步：群发
- 邮件：用 WPS 的"邮件合并"（mail merge，也就是"把 Excel 名单 + 一封邮件模板，自动生成 N 封带个人姓名的邮件"） 一键发；
- 钉钉：钉钉群的"公告"功能可以 @指定部门；
- 企微：应用 → 审批/通知 → 选部门 → 一键推送。
四、原理小结：AI 为什么能做这些？
用一句话总结：AI 是个"很会读、很会写、很会算"的助手。
- 考勤：本质是"读 Excel + 算数据 + 输出表格"——AI 擅长把不规范的数据清洗成规范的数据；
- 合同：本质是"读长文 + 找关键 + 列条目"——AI 在海量文本里做模式匹配（也就是按固定规则在文章里"找同款"）比人快几十倍；
- 通知：本质是"按模板填空 + 改语气"——AI 写文案、改风格、按受众调语气是它的强项。
但要记住一句话：AI 擅长的是"重复劳动"和"模式识别"，不擅长的是"最终决策"和"专业判断"。所以合同这种事，AI 只能做"初筛"，签字的还是得人。
五、避坑指南：踩过的雷帮你标好了
- 考勤数据隐私：导出 Excel 时，记得打码员工身份证号、银行卡号；上传 AI 前，最好把姓名改成"员工 A""员工 B"，避免敏感个人信息外泄。
- 合同脱敏：上传合同给 AI 前，把对方公司名、合作金额、关键人名涂黑或替换成"甲方""乙方""XX 万"，避免敏感商业信息外泄。
- AI 不能替代法务：重要合同、合作金额超过 50 万、涉及股权/知识产权/劳动仲裁的，必须由专业律师审核，AI 提示词的结果只能当"参考清单"。这条无论多急都不能跳。
- 通知里的数字一定要复核：AI 写放假通知，最容易把日期写错（比如把"6 月 10 日放假"写成"10 月 6 日放假"），发出前一定人工对一遍日期、星期、补班日。
- 不要把员工投诉/处分决定交给 AI 起草：这类内容涉及具体个人，AI 生成的文字可能"看似中立实则有偏"——一句话用错，就可能引发劳动纠纷。建议 HR 自己起草，或只用 AI 做语法润色。
- 不同 AI 工具的"对齐度"不一样：同一段提示词，ChatGPT 和通义的输出会有差异。建议先用小数据试一下，挑一个输出最稳定的工具作为主力。
- 节假日放假通知别全信"模板"：每年放假安排都不一样（调休、补班、福利发放日），AI 给的模板只能当骨架，具体的日期、调休安排必须按国务院当年发的放假通知为准。
六、进阶延展：还想再深入一点？
如果今天这篇没喂饱你，下面 3 个方向可以接着学：
- 考勤进阶：把 Excel 考勤表喂给 WPS AI 的"数据透视图"（PivotTable），1 分钟出部门对比图、月度趋势图；再进阶可以用 Power Query（一种 Excel 内置的数据清洗工具，能自动从多个文件/网页抓取并整理数据）把每个月的考勤合并成全年大表。
- 合同进阶：用 Power Query 把公司历年合同整理成数据库，配合 DAX（数据分析表达式，Power BI 里专门用来算"同比、环比、累计"等指标的公式语言）做"风险合同排行榜"——一眼看出哪家供应商老在违约条款上玩花样。
- 通知进阶：用 VBA（Visual Basic for Applications，Office 自带的编程语言，能让你"录一段操作让软件自动重复执行"）写一个"通知一键生成器"——选部门、选模板、点一下按钮，AI 自动生成 + 自动群发。批量生成通知的完整操作，系列 B7《用 AI + 邮件合并批量生成通知》已经手把手讲过，照着做就能落地。
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本文为 vba.net「AI 办公实战」系列场景篇，作者：贺迅。 合同相关操作仅为初筛辅助，最终必须由法务/专业律师审核；本文不构成法律建议。