📌 阶段二 · 数据管理 · 第4讲 排序与筛选 · 约 45 分钟
把入库单、出库单流水排整齐、筛清楚，随时捞出指定供应商的对账记录
学习目标
- 记住排序第一戒律：不单独选中一列排序，防止流水错位
- 会对流水做「日期+商品编号」多关键字排序
- 会用自动筛选叠加多列条件，并把筛选结果正确复制出去
- 会用高级筛选得到不重复的供应商/客户清单
- 会写高级筛选的条件区域（且同行、或错行）
知识点讲解
排序第一戒律：别只选中一列去排序
执行排序时，如果只选中了某一列然后直接点排序，Excel 会弹出「是否扩展选定区域」——手一抖点了「以当前选定区域排序」，就只有这一列内部变动，其他列原地不动，整张表的行全部错位：张三的数量对到了李四头上。单据流水一旦错位就是灾难。
正确姿势只有一种：点数据区里的任意一个单元格（或者老老实实选整个数据区域），再执行排序。Excel 会自动认出整块数据一起排。
💡 提示:
- 排序前按 Ctrl+S 存个盘，排坏了还能撤销或关掉不保存
多关键字排序：先按日期，再按商品
需求：入库单先按日期从早到晚，同一天的再按商品编号从小到大。
做法：点数据区任意单元格-【数据-排序和筛选-排序】，主要关键字选「日期」升序，点「添加条件」，次要关键字选「商品编号」升序，确定。
还有一种分次排序法：先排次要关键字，再排主要关键字（先排英语、再排语文、最后排数学，越后排的越优先）。当排序对话框用不顺手时可以这么绕一下。
💡 提示:
- 表头行如果被排进数据里，检查「数据包含标题」勾选了没有
按颜色排序与自定义序列排序
排序依据不只是值：自定义排序对话框里「排序依据」可以选「单元格颜色」。你把紧急补货的单子标了红色，就能让红行排最前面。
文字默认按拼音首字母排。想让「办公文具、纸品、办公设备」按业务顺序排而不是按拼音排？在次序下拉里选「自定义序列」，把第 1 讲在【选项-高级-编辑自定义列表】里登记的顺序调出来用。类别列、结算方式列（月结30天/月结60天/货到付款）都适合这样做。
💡 提示:
- 自定义序列是全局的：登记一次，排序、筛选、填充处处可用
排序插入行的万能套路（工资条原理）
讲义里的经典案例：工资条=表头+个人信息逐人交替。做法是造一个辅助列：数据行依次输入 1、2、3…；复制出来的表头行输入 1.5、2.5、3.5…（第 1 讲的顺序填充）；然后按辅助列升序排序——表头就精确地插到了每条数据前面。
进销存里同样好用：想在流水里每隔一行插入一行空白（手工补备注）、或每隔若干行插入小计行，都是同一个套路：辅助列编数字，排序，收工。排序不只是「整理」，还是「按位置插入」的工具。
💡 提示:
- 玩完记得删掉辅助列，并把表格重新按日期排回来
打印长表：每页都带表头
入库单两三百行，打印出来第二页起没有表头，看不懂列。设置：【页面布局-页面设置-工作表-顶端标题行】，选中第 1 行，确定后打印预览，每一页顶部都有表头。设置成功后，名称框里会显示 Print Titles。不同 Excel 版本入口略有差异，认准「页面设置」里的「工作表」选项卡即可。
💡 提示:
- 这是打印设置，屏幕上看不出变化，要进打印预览确认
自动筛选：给流水装上过滤网
点流水区任意单元格-【数据-筛选】，表头出现下拉箭头。常用玩法：
数字筛选：数量列下拉-数字筛选-大于/小于/介于，比如「数量大于100」的大单。
文本筛选：按「开头是/结尾是」匹配，比如结尾是「公司」；老版本可以用通配符 * ? 模糊筛选。
多列条件叠加：先筛 A 列，在 A 的结果里再筛 B 列，条件自然「且」起来。
恢复：任意列下拉里勾「全选」，全部数据回归。筛选是常用且容易出 bug 的工具——最大的 bug 就是下一节说的复制问题。
💡 提示:
- 筛选状态下行号是蓝色的，看到蓝色行号就知道表在筛选中
筛选后复制：必须先定位「可见单元格」
把筛选出来的记录复制到另一个表，粘贴出来的却是整张表？因为你复制的时候把隐藏行也带上了。
正确流程：筛选完成后，选中数据区域-【查找和选择-定位条件-可见单元格】（快捷键 Alt+分号）-复制-到目标表粘贴。这样只有看得见的行会被复制。
这个「Alt+; 」的快捷键请背下来，下一讲分类汇总结果复制还要用它。
💡 提示:
- 复制前看一眼状态栏的「计数」，和筛选结果的行数对得上再粘贴
高级筛选：不重复值与条件区域
【数据-高级】筛选有两板斧：
第一板斧，筛不重复记录：列表区域选供应商编号列，勾选「选择不重复的记录」，选「将筛选结果复制到其他位置」，确定——得到去重后的供应商清单，年底统计合作了多少家供应商全靠它。
第二板斧，条件区域：在空白处先写表头（照抄字段名，如「供应商编号」「数量」），表头下面写条件。写法规则：
「且」的条件写在同一行——供应商编号=GYS002 和 数量>50 写在同一行，表示两个条件都要满足；
「或」的条件错开行——不同行就是「或者」。
条件里还可以直接写大于小于号。条件区域做好后，在高级筛选对话框里引用它即可。
💡 提示:
- 条件区域的表头必须和数据表字段一字不差，多了空格都会失效
实战演练
档案干净了，开始管理流水。入库单和出库单是全系统行数最多的表，本讲实战：把入库单按「日期+商品编号」排整齐；筛出 GYS002 的全部入库记录复制成对账小表；最后用高级筛选数清到底有多少家供应商在供货。
- 打开流水数据并备份 — 打开练习数据中的入库单流水表，先 Ctrl+S 或复制一份工作表备份。确认接下来所有排序动作都只「点单元格」不「选整列」。
- 双关键字排序 — 点流水区任意单元格-数据-排序。主要关键字「日期」升序；添加条件，次要关键字「商品编号」升序；确认「数据包含标题」已勾选，确定。抽查任意一天的记录：同日内应按商品编号从小到大排列。
- 自动筛选叠加条件 — 数据-筛选。供应商编号列下拉只勾 GYS002；保持筛选，再点数量列下拉-数字筛选-大于 50。观察行号变蓝，状态栏计数显示剩余行数——这就是「2 月之前 GYS002 的大额入库」视图。
- 把筛选结果复制成对账表 — 新建工作表命名为「对账-GYS002」。回到筛选结果：选中数据区域，按 Alt+; 定位可见单元格，Ctrl+C 复制，到新表 A1 粘贴。核对行数与筛选计数一致，没有把隐藏行带进来。
- 恢复全量数据 — 回入库单，点供应商编号列下拉-全选，取消数量筛选；再点一次【数据-筛选】按钮关掉筛选（或保留筛选但清空条件，看个人习惯），确认行号恢复白色、数据完整。
- 高级筛选数供应商家数 — 把供应商编号列标题和列内容复制到空白区域（如 K1:L20）作为列表区域素材。数据-高级：方式选「将筛选结果复制到其他位置」，列表区域选刚复制的编号列，条件区域留空，复制到 N1，勾选「选择不重复的记录」，确定——N 列得到去重供应商清单，数一数就知道合作供应商总数。
- 写一个「且」条件区域 — 在 P1 输入表头「供应商编号」，Q1 输入「数量」；P2 输入 GYS003，Q2 输入 >100（两个条件同行=且）。数据-高级：列表区域选整张流水，条件区域选 P1:Q2，复制到 P5。得到 GYS003 数量超 100 的入库记录。有余力就把 >100 改到 P3 另起一行，体验「或」的效果。
在线练习
下面的表格可以直接编辑,照着演练步骤在本页练习;需要菜单操作的步骤请下载配套练习文件,在自己电脑的 Excel 中完成。
配套练习文件:lecture-04.xlsx(见本页底部「附件下载」)。
验收清单
逐项自查,全部通过即完成本讲:
- ☐ 排序全程没有单独选中一列，流水行数据完好不错位
- ☐ 入库单已按「日期升序+商品编号升序」排好
- ☐ 筛选结果复制前按了 Alt+; 定位可见单元格，粘贴行数与筛选计数一致
- ☐ 对账-GYS002 工作表已建好，内容只含该供应商记录
- ☐ 高级筛选得到了不重复的供应商清单
- ☐ 会写「且同行、或错行」的条件区域