今日学习目标

  • 理解函数的结构:=函数名(参数)
  • 会用 SUM、AVERAGE、MAX、MIN、COUNT 五个常用函数
  • 认识区域引用和自动求和按钮
  • 能看懂 #DIV/0! 和 #NAME? 两个高频报错

知识点

1. 函数长什么样

函数是 Excel 预先写好的公式:=函数名(参数)。=SUM(E2:E31) 里,SUM 是函数名,E2:E31 是参数,告诉函数对哪些格子计算。输入时 Excel 会弹出提示列表,按 Tab 补全。

2. Excel常用函数:五个先够用

  • SUM 求和:=SUM(E2:E31) 把一段金额加总
  • AVERAGE 平均:=AVERAGE(C2:C10) 求算术平均
  • MAX / MIN:=MAX(B2:B100) 找最大、最小值
  • COUNT 计数:只数区域里的数字;COUNTA 数所有非空格

数人数要用 COUNTA:姓名是文本,COUNT 数不到——不是坏了,是定义不同。

3. 区域引用与整列引用

参数写区域如 E2:E31;行数常变时可用整列引用 =SUM(E:E),但统计行下方的备注数字也会被加进去。规范做法:数据独占一片,统计另放,求和范围写死。

4. 自动求和按钮

选中数据列正下方的空格按 Alt+=,Excel 自动猜区域生成 SUM,回车确认;猜错了手动改括号里的地址。按钮帮你少打字,不替你核对。

今日代码

成绩表:B2:B11 是分数,A 列是姓名。

公式 结果示例 作用
=SUM(B2:B11) 785 十人总分
=AVERAGE(B2:B11) 78.5 平均分
=MAX(B2:B11) 95 最高分
=MIN(B2:B11) 52 最低分
=COUNT(B2:B11) 10 数字个数

结果怎么来的:SUM 从 B2 加到 B11;COUNT 只认数值,跳过文本姓名,所以数 A 列姓名得 0。

练习题

  1. 求出 B2:B31 的总分、平均分、最高分、最低分。
  2. 统计 A2:A31 里有几个人名(姓名在 A 列)。
  3. 只求 B2:B6 的和,再对比整列求和 =SUM(B:B),解释两个结果的差别。

习题解答

  1. =SUM(B2:B31)、=AVERAGE(B2:B31)、=MAX(B2:B31)、=MIN(B2:B31),四个公式用同一个区域。
  2. =COUNTA(A2:A31)。换成 COUNT 得 0,原因见知识点 2。
  3. 整列求和会把刚写在下方的总分一起加进去,结果偏大——求和范围要么写死,要么统计与数据隔开。

实战场景

背景:人事月底统计加班餐费,D 列是 40 人的报销金额(D2:D41),要上报四个数:合计、人均、最高、人数。

excel
=SUM(D2:D41)
=ROUND(AVERAGE(D2:D41),1)
=MAX(D2:D41)
=COUNTA(A2:A41)

ROUND 负责四舍五入,第二参数是保留位数:87.33333 会变成 87.3。下月把新数据粘进同一区域,四格自动更新——公式搭一次,每月只换数据。

常见错误与排查

报错/现象 原因 解决方法
#DIV/0! AVERAGE 区域里没有数字(全空或全文本) 检查区域是否选错了行
#NAME? 函数名拼错如 SUMM、AVG,或用了中文括号 从提示列表选函数;括号用半角
求和结果是 0 数字被存成文本,左上角有绿色小三角 选中列点黄色感叹号 → 转换为数字
结果莫名偏大 区域覆盖到统计行或备注行 改用精确区域,统计与数据隔开

延伸练习

  1. 用 MIN 找出最低分,Ctrl+F 搜这个值定位整行。
  2. 加一列"与平均分之差":B12 放平均分,D2 写 =B2-$B$12 下拉,观察 $ 把 B12 锁住、B2 逐行变——这叫绝对引用,下一课 VLOOKUP 大量用到。

学习总结

函数=带名字的公式,参数决定算哪里;SUM、AVERAGE、MAX、MIN、COUNT(COUNTA) 覆盖日常九成统计;自动求和是 Alt+=;#NAME? 查拼写标点,#DIV/0! 查区域里有没有数字。下一课:VLOOKUP。

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