📌 阶段三 · 应付与报销 · 小微企业财务管理 · 待审批不算费用，已审批才算欠 · 约35–50分钟
待审批不算费用，已审批才算欠
学习目标
- 理解待审批不算费用，已审批才算欠
- 在费用报销完成录入或公式练习
- 能解释结果：BX001已付350未付0；BX002已付50未付200；BX003待审批不计；审批BX003后报销未付变1199。
知识点讲解
待审批不算费用，已审批才算欠
费用报销B:K为单据号、日期、报销人编码、报销人、事由、类别、金额、状态、已付金额、未付余额。本月三张单：BX001张三差旅费350元已付款；BX002李四办公费250元已审批、付了50元还欠200元；BX003王五招待费999元待审批。
状态分三档，口径写在说明表：待审批不计费用也不付款；已审批计入当月费用、形成对员工的负债；已付款表示结清。K列公式对待审批直接显示文字“待审批”，不产生数字，所以求和时天然被排除。
已付金额J列与应收同构：SUMIFS支出列按关联单据号BX001聚合。BX001收350付350未付0；BX002收250付50未付200。审批流在线表格里用状态字段模拟，没有真正的权限控制。
=IF($I5="待审批","待审批",$H5-$J5)待审批返回文字提示不计数；其余状态返回金额减已付的实欠数。
误区与使用边界
替员工垫付的大额支出先审批后付款；“已付款”必须能在流水里找到对应行，否则就是假结清。
💡 提示:
- 先核对单据号、日期、状态，再看汇总结果。
- Excel操作以桌面Microsoft Excel 2016及以上版本为参考；网页用于读课与临时练习。
实战演练
启航文创工作室固定案例（2026年9月）：白底为基础录入，浅绿底为公式。每次只改一个变量，核对后再继续。
- 定位与准备 — 本讲默认打开「费用报销」，所有练习均含同一套10张联动表。第5行第10列已留空，请手动补入公式。
- 动手操作 — J5已留空，输入SUMIFS（同上一讲，关联BX001）应为350；K列向下填充核对三行：0、200、待审批。把BX003状态临时改成已审批，看往来余额C9从200变1199，再改回。
- 核对结果 — BX001已付350未付0；BX002已付50未付200；BX003待审批不计；审批BX003后报销未付变1199。
- 恢复与留存 — 网页编辑不持久保存，切课前记录结果；需要保留成果请在桌面Excel搭建并保存自己的工作簿，或使用实战案例/空白模板文件。本讲不依赖上一讲的编辑。
在线练习
下面的表格可以直接编辑,照着演练步骤在本页练习;需要菜单操作的步骤请下载配套练习文件,在自己电脑的 Excel 中完成。
验收清单
逐项自查,全部通过即完成本讲:
- ☐ 已完成本讲操作：费用报销台账与审批状态
- ☐ 已人工核对：BX001已付350未付0；BX002已付50未付200；BX003待审批不计；审批BX003后报销未付变1199。
- ☐ 能解释应用边界：替员工垫付的大额支出先审批后付款；“已付款”必须能在流水里找到对应行，否则就是假结清。