📌 阶段一 · 奠基 · 第1讲 认识Excel · 约 40 分钟

搭起「进销存系统.xlsx」的骨架：6 张核心工作表与字段设计

学习目标

  • 认清工作簿、工作表、单元格三层结构，明白进销存系统在 Excel 里长什么样
  • 掌握工作表的新建、重命名、标签配色与批量插入，搭好 6 张核心表的框架
  • 会用名称框和双击边线快速选取大块数据区域
  • 会用冻结窗格锁定表头，在几百行的流水表里滚动不迷路
  • 会用填充柄批量生成 WJ001 式的商品编号

知识点讲解

先看全局：进销存系统就是一个 Excel 工作簿

这门课我们要从 0 到 1 搭一套进销存系统。先说清楚：它不是什么专业软件，本质上就是一个 .xlsx 工作簿文件，里面放了 9 张工作表——商品档案、供应商档案、客户档案、入库单、出库单、库存台账、应收账款、销售分析、仪表盘。

Excel 常见文件类型有两种：XLS 是 2007 版本之前的默认格式，XLSX 是新版本默认格式，我们统一用 XLSX。还有一种 XLW 工作区文件，它类似快捷方式，数据随原文件变动，用得少，认识即可。

另外记一个实用操作：点【视图-新建窗口-重排窗口】，可以把同一份工作簿开成两个窗口并排看，左边录单据、右边看档案，互相对照很方便。

💡 提示:

  • 保存时选择 .xlsx 格式，老格式 .xls 兼容性差
  • XLW 工作区文件只是「窗口布局的快捷方式」，不存数据

工作簿、工作表、单元格：三层结构

这三个词必须分清：工作簿就是 Excel 文件本身（我们的「进销存系统.xlsx」）；工作表是文件里的一张张「表格纸」，靠底部的标签切换；行列交叉的最小格子叫单元格，它的地址=列标+行号，比如 C5 就是第 C 列第 5 行。

常用操作：

新建工作表——点击标签右侧的小加号；

重命名——双击标签直接改名；

改标签颜色——在标签上右键，选「工作表标签颜色」；

批量插入/删除——选中第一张表，按住 Shift 再选中最后一张，右键插入或删除，选中几张就一次插入几张。

💡 提示:

  • 给工作表标签配色是个好习惯：录入表一种颜色、公式表一种颜色，一眼分清

行与列的日常操作

插入行/列：选中要插入位置的行或列，右键「插入」；要插多行就先选中多行，新的行/列总是插在所选位置的前面。

移动行/列：选中整列（或整行），鼠标移到边缘出现移动图标时，按住 Shift 拖到目标位置松手。特别注意：不按 Shift 直接拖，Excel 会问「是否替换目标单元格内容」，点错数据就被覆盖了，单据流水被覆盖是大事。

调整行高列宽：把鼠标放在行号/列标的边框上，出现十字架后双击，Excel 会按内容自动调整到合适宽度；选中多行/多列后在任意一条边框线上双击，可以一次性批量调整。

💡 提示:

  • 列宽不够时数字会显示成一串 #，双击边框自动调宽立刻恢复

大区域选择：不滚鼠标也能选中几千行

进销存的流水表动辄几百行，拖鼠标选区域太笨了。

方法一：名称框（编辑栏左侧那个小框）直接输入范围。输入 2:900 回车，就选中第 2 到 900 整行；输入 A2:I201 回车，就选中这个矩形区域。

方法二：双击边线跳到数据尽头。选中任意单元格，把鼠标移到单元格的上/下/左/右边线，光标变成方向箭头时双击，就会一路跳到该方向上数据区的第一个（或最后一个）单元格——前提是数据是连续的，中间不能有空行。这个技巧以后定位流水表的最后一行特别好用。

💡 提示:

  • 名称框输入「列字母:列字母」如 A:I，可以选中整列

冻结窗格：长表滚动的定位钉

入库单录到两百行，往下滚动时表头就看不见了，谁还记得 F 列是供应商编号？冻结窗格解决的就是这个问题。

冻结首行：【视图-冻结窗格-冻结首行】，表格随便滚，第 1 行表头永远在。

冻结前 3 行：选中第 4 行的第一个单元格，点【冻结拆分窗格】。

同时冻结行和列：选中行与列交叉处的单元格（比如 B2），点【冻结拆分窗格】，第 1 行和 A 列就都冻住了。

规律只有一句话：总是冻结所选单元格「上面」和「左面」的窗格。

💡 提示:

  • 本课程的约定：每张表的第 1 行都是表头，统一冻结首行

填充柄：批量生成编号的利器

单元格右下角的小绿点就是填充柄，按住它可以拖拽复制或生成序列。

顺序填充：在前两个单元格输入 1、2（或任何 Excel 认识的规律，如星期一、星期二），选中这两个单元格按住填充柄拖拽，后面自动接龙。

复制填充：只在第一个单元格输入 1，直接拖拽，得到的是一串 1。

按住 Ctrl 再拖拽：逻辑反转——顺序变复制、复制变顺序。

用鼠标右键拖拽填充柄：松手会弹出快捷菜单，提供更多填充方式。

自定义序列：如果想让 Excel 认识「办公文具、纸品、办公设备」这种顺序，去【文件-选项-高级-编辑自定义列表】把它登记进去，以后输入第一项拖拽即可接龙。

💡 提示:

  • 输入当天日期的快捷键：Ctrl + 分号(;)，录单据日期天天用得上

实战演练

万事开头难。本讲实战我们把「进销存系统.xlsx」的骨架搭起来：新建工作簿，建好商品档案、供应商档案、客户档案、入库单、出库单、库存台账 6 张核心表（应收应付、销售分析、仪表盘后面再补），并设计好每张表的字段。字段设计决定了后面所有公式好不好写，请严格按步骤来，数据先少录，重点是把架子搭对。

  1. 新建并保存工作簿 — 打开 Excel 新建空白工作簿，按 F12（或 Ctrl+S）另存为「进销存系统.xlsx」，注意保存类型选 Excel 工作簿(*.xlsx)。这一个文件将伴随我们 24 讲，最终长成完整的进销存系统。
  2. 创建 6 张工作表并配色 — 把默认的 Sheet1 双击重命名为「商品档案」；点标签右侧的小加号依次新建并重命名：供应商档案、客户档案、入库单、出库单、库存台账。然后右键标签设置颜色：商品档案、供应商档案、客户档案设为绿色系（基础档案），入库单、出库单设为蓝色（手工录入的流水），库存台账设为红色（系统核心、多为公式）。
  3. 搭建商品档案表头 — 在商品档案的 A1:H1 依次输入：商品编号、商品名称、类别、单位、进价、售价、安全库存、期初库存。A2 输入 WJ001，A3 输入 WJ002，选中 A2:A3 后按住填充柄下拉到第 10 行，拖出 WJ003~WJ008（文具类）；再试一下把前缀换成 ZP001、SB001 各拖几个，体会「字母+数字」的编号规则。
  4. 搭建入库单表头 — 在入库单的 A1:I1 依次输入：单号、日期、商品编号、商品名称、单位、供应商编号、数量、单价、金额。A2 输入第一张单号 RK-20240102-001（规则：RK-日期-当日序号）；B2 按 Ctrl+; 快速输入当天日期；试录两行数据，商品名称和单位先手工照着商品档案抄（第 11 讲学了 VLOOKUP 就会自动带出）。
  5. 搭建出库单表头 — 出库单结构和入库单几乎一样：A1:I1 输入单号、日期、商品编号、商品名称、单位、客户编号、数量、单价、金额。注意两处不同：F 列是「客户编号」不是供应商；单号前缀用 CK-，如 CK-20240102-001。
  6. 搭建库存台账表头 — 在库存台账 A1:K1 依次输入：商品编号、商品名称、类别、单位、期初库存、累计入库、累计出库、当前库存、安全库存、库存状态、库存周转天数。提醒自己记一下：B、C、D、E、F、G、H、I、J、K 以后全部是公式自动计算，这一行表头就是期末成品台账的模样。
  7. 搭建供应商与客户档案表头 — 供应商档案 A1:E1：供应商编号、名称、联系人、电话、结算方式（编号规则 GYS001 起）；客户档案 A1:F1：客户编号、公司名称、联系人、电话、城市、信用额度（编号规则 KH001 起）。表头敲完各试录一行。
  8. 给每张表冻结首行 — 逐张表执行：【视图-冻结窗格-冻结首行】。做完后在入库单里向下滚动几屏检查，第 1 行表头应该纹丝不动。最后 Ctrl+S 保存——项目正式启动。

在线练习

下面的表格可以直接编辑,照着演练步骤在本页练习;需要菜单操作的步骤请下载配套练习文件,在自己电脑的 Excel 中完成。

表格加载中…

验收清单

逐项自查,全部通过即完成本讲:

  • ☐ 工作簿以「进销存系统.xlsx」命名并保存为 xlsx 格式
  • ☐ 6 张工作表全部重命名，标签用颜色区分了档案表、流水表和台账
  • ☐ 商品档案 8 个字段与课程规格一致，编号用 WJ/ZP/SB 前缀
  • ☐ 入库单、出库单各 9 列齐全，出库单 F 列是「客户编号」，单号前缀分别为 RK-/CK-
  • ☐ 库存台账 11 列表头齐全
  • ☐ 每张表都冻结了首行，向下滚动表头不动