📎 配套资产 / Companion assets：本篇所有示例的可下载文件在仓库 配套资产/B07_邮件合并/——示例数据源 + Word 通知模板结构 + VBA 批量导出 PDF 宏，每个子目录都带中文 README 与 English README。 English: downloadable files for every example in this article live in 配套资产/B07_邮件合并/ — sample data source + Word notice template + a VBA macro for batch PDF export, each with a bilingual README.

【文字】用 AI + 邮件合并批量生成通知

摘要：用 Word 邮件合并 + VBA，把一封模板信批量变成几百封带名字的 PDF。

一、痛点引入

每学期发录取通知书、每月发工资条、开会前发会议邀请——这些活儿有个共同点：信的内容 90% 都一样，只有名字、金额、时间这种"填空"不一样。

你要是手动来：打开模板 → 改名字 → 另存为 PDF → 再改下一个……几百封下来，手都点麻了，还容易改错行、漏发人。

这事儿其实有个老办法能自动化：Word 的邮件合并（mail merge）。再配上一段 VBA 宏，把生成好的几百封信一键导成各自独立的 PDF。本文就带你把这条流水线跑通。

二、目标产出

读完并照做，你能得到：

一份 Excel 名单（数据源），列着头：姓名、专业、奖学金等级、个性化祝贺语；
一封 Word 模板信（主文档），里面用"合并域"占位；
点一下宏，输出几百个独立 PDF：通知_1.pdf、通知_2.pdf……（与下文宏代码的输出文件名一致）每封名字和信息都对得上。

前置条件：电脑上有 Word 和 Excel（2016 及以上版本都行，本文按 Word 365 / 2019 界面写）；你会基本的复制粘贴；愿意点开一次"开发者工具"（后面教你怎么开）。

三、案例实战

咱们的思路分三步：先用 AI 把"每封不一样的那句话"批量写出来；再在 Word 里做邮件合并，把模板和名单配对；最后用一段 VBA 宏把结果批量存成 PDF。

第一步：用 AI 写个性化正文，整理成 Excel 名单

邮件合并的"数据源"就是一张 Excel 表，第一行的每列就是能填进信里的"空"。咱们先把这张表准备好。

第一步（列固定信息）： 在 Excel 新建一张表，第一行写表头，下面填数据：

姓名	专业	奖学金等级
张三	计算机	一等
李四	金融	二等

第二步（让 AI 补"个性化祝贺语"列）： 把上表发给你常用的 AI 助手，用这段提示词（prompt）：

我有一份录取名单，Excel 里有三列：姓名、专业、奖学金等级。请为每位同学写一句 25 字左右的个性化祝贺语，必须带出姓名和专业，语气真诚热烈。请严格按名单顺序输出，每行一条，不要编号，方便我直接复制粘贴进 Excel 新列。

AI 会吐出一串带名字的句子，例如：

张三同学，恭喜你被计算机专业录取，未来可期！
李四同学，金融专业向你发来邀请，愿你前程似锦！

第三步（贴回 Excel）： 在表里加一列"祝贺语"，把 AI 给的文字一行行粘进去。

关键点：AI 生成的行数必须和名单行数一一对应，顺序不能乱，否则信里会"张冠李戴"。这一步是人工操作最容易踩坑的地方，粘完请肉眼核对一遍。

第二步：在 Word 里做邮件合并

邮件合并（mail merge）＝把一封模板信和一张名单配对，自动生成 N 封内容不同的信。 下面一步步来，每步都照着点。

第一步（写模板）： 打开 Word，写一封"通用"的通知书，把会变的内容先空着。比如：

亲爱的 «姓名» 同学：恭喜你被 «专业» 专业录取，奖学金等级 «奖学金等级»。 «祝贺语» —— 招生办

第二步（连数据源）： 点顶部菜单的 邮件 → 开始邮件合并 → 信函；再点 选择收件人 → 使用现有列表，挑中你刚才那张 Excel，选对工作表（一般是 Sheet1）。

第三步（插域）： 把光标放到要填空的位置，点 邮件 → 插入合并域，选对应列名（姓名 / 专业 / 奖学金等级 / 祝贺语）。插好后，占位会变成 «姓名» 这种带书名号的样子——这就是"合并域"，相当于信里的"填空框"。

第四步（预览）： 点 预览结果，用左右箭头翻看，确认每封名字都对得上。

第五步（生成大文档）： 点 完成并合并 → 编辑单个文档，选"全部"，确定。Word 会生成一份新文档，里面几百封信首尾相连。

关键点：到这一步先别急着手动存 PDF。"编辑单个文档"只是为了让我们后面的宏有"一整块可切"的材料。

第三步：用 VBA 宏批量导出成独立 PDF

宏（macro）＝一串你录下来/写好的操作步骤，点一下就能自动重跑。 咱们这段宏干的事很简单：把上一步那张大文档，按"每封信"切开，一封存一个 PDF。

第一步（开宏编辑器）： 在 Word 里按 Alt + F11 打开 VBA 编辑器；在左侧"工程资源管理器"里，右键你的文档 → 插入 → 模块。如果看不到"开发者工具"菜单，先在 文件 → 选项 → 自定义功能区 里把"开发者工具"勾上。注意：要让宏永久保存，文档须先 另存为 .docm（启用宏的 Word 文档），普通 .docx 不存宏，关掉重开宏就没了。

第二步（贴代码并改路径）： 把下面这段代码整段粘进模块窗口。VBA＝Visual Basic for Applications，是 Word/Excel 自带的一套"写程序"的语言，专门用来干重复活。

vba
Sub 批量导出PDF_按分节()
    '功能：把"邮件合并→编辑单个文档"生成的大文档，
    '      按分节符切成独立文件，逐封导出为 PDF。
    '前提：邮件合并文档类型须为"信函"——信函类型会在每条记录之间
    '      插入分节符，所以"一条记录 = 一个 Section"的假设可靠。
    '用法：先完成邮件合并并"编辑单个文档"，再运行本宏。
    
    Dim doc As Document, newDoc As Document
    Dim sec As Section
    Dim i As Long
    Dim outPath As String
    Dim fso As Object
    
    '★ 改成你自己的导出文件夹；不用提前手动建，宏会自动建（容错）
    outPath = "C:\导出PDF\"
    
    '★ outPath 容错：文件夹不存在就自动建（需父目录存在，如 C:\ 已存在）
    Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    If Not fso.FolderExists(outPath) Then fso.CreateFolder outPath
    
    Set doc = ActiveDocument
    i = 0
    Application.ScreenUpdating = False
    
    '★ 节数自检：先确认"一条记录 = 一个 Section"的假设成立再遍历，
    '   避免静默只导 1 个 PDF。整篇只有 1 节，多半是没选"信函"类型
    '   或还没点"编辑单个文档"；单条记录时本就 1 节，属正常。
    If doc.Sections.Count < 2 Then
        MsgBox "检测到本文档只有 1 个节。" & vbCr & _
               "请确认：『开始邮件合并』选的是『信函』类型，并已『完成并合并 → 编辑单个文档』。" & vbCr & _
               "（若你本就只有 1 条记录，1 节是正常的，可继续。）", vbExclamation
    End If
    
    For Each sec In doc.Sections
        i = i + 1
        sec.Range.Copy                 '复制这一"节"（一封信）
        Set newDoc = Documents.Add     '开个空白新文档
        newDoc.Range.Paste            '粘进新文档（指定目标，不依赖光标位置，比 Selection.Paste 更稳）
        '导出为 PDF，文件名带序号
        newDoc.ExportAsFixedFormat _
            OutputFileName:=outPath & "通知_" & i & ".pdf", _
            ExportFormat:=wdExportFormatPDF
        newDoc.Close SaveChanges:=False
    Next sec
    
    Application.ScreenUpdating = True
    MsgBox "搞定！共导出 " & i & " 个 PDF 到 " & outPath, vbInformation
End Sub

关键点（先确认再跑）：上面这段宏按分节符切分（doc.Sections 一封对应一节）。是否生成分节符，取决于"开始邮件合并"时选的文档类型，而不是 Word 版本——选「信函」类型时，Word 会在每条记录之间插入分节符，所以"一条记录＝一个 Section"的假设是可靠的。宏开头已加"节数自检"：一旦整篇只有 1 个节，会弹窗提醒你检查是否选了信函类型、并确实点了"完成并合并 → 编辑单个文档"，不会静默只导 1 个 PDF。（"按页拆分"的兜底思路在此场景下并不适用，故不再沿用。）

第三步（运行）： 把光标放在代码里，按 F5 运行。等弹出"搞定"提示框，去 C:\导出PDF\ 看，就是一堆 通知_1.pdf、通知_2.pdf…… 了。

关键点：outPath 填一个你有权限写的路径即可（如 C:\导出PDF\），宏会**自动建文件夹**，不用手动提前建。想按人名命名文件？把 & i 换成读取姓名域的逻辑即可（进阶部分会讲）。

四、原理小结

一句话讲清底层：邮件合并的本质是"模板 + 数据"两样东西配对——模板负责不变的框架，数据（Excel 名单）负责每封不一样的填空，Word 帮你把两两组合刷出来；而 VBA 宏的本质是把"复制这一节、另存为 PDF、关掉、下一节"这种机械重复，写成一个循环，让电脑替你点几百次鼠标。AI 在这条链里只干一件事：替你批量写出那句"千人千面"的话，省掉你最费脑子的部分。

五、避坑指南

合并域显示成 «域» 而不是真实名字？ 那是正常的"代码视图"。点 邮件 → 预览结果 就能看到真人名；打印或导出 PDF 时也会是真实内容，不用担心。
宏一运行就报"路径找不到"？ 宏已会自动建文件夹，若仍报错，多半是 outPath 写错、磁盘不存在，或没有写入权限（如写入系统盘被拦截）。换个你有权限的路径即可。
Excel 名单读不到 / 域是空的？ 检查三点：表头那一行不能有合并单元格；不要留空行当标题；列名里别有奇怪符号。最稳的是第一行就是纯表头、下面紧跟数据。
祝贺语里的换行丢了？ 在 Excel 单元格里想换行，要用 Alt + Enter 输"单元格内换行"，别直接敲回车（那会跳到下一行、变成新记录）。合并后段落会保留。
宏点不开 / 一打开文档就警告？ Word 默认禁宏。把文档 另存为 .docm（启用宏的 Word 文档），更稳的做法是把文件放进"受信任位置"（文件 → 选项 → 信任中心 → 信任中心设置 → 受信任位置，添加你存放宏文档的文件夹），只对这个文件夹放行宏，不用全局"启用所有宏"。

六、进阶延展

想让名单自己"长出来"？ 数据源常常要从系统导出的乱糟糟表格里清洗，这部分看 B2《用 AI 一键清洗脏数据》：用 Power Query 把原始表洗成干净的邮件合并数据源，不用手工复制粘贴。
想按条件发不同版本的信？ 比如奖学金一等发长篇、二等发短篇，这属于带判断的批量，进阶到 L4 的"VBA 条件合并"：在宏里读取 奖学金等级 域，决定套用哪段正文再导出。
想文件名直接用人名？ 把宏里的 & i 改成从每节第一个合并域取值，下篇 L4 实战会给你改好的代码。

🛠️ 用 AI + 邮件合并批量生成通知