📌 阶段五 · 报表可视化 · 第20讲 图表基础 · 约 40 分钟
给销售分析表配上有说服力的图：折线看趋势、柱形比类别
学习目标
- 会在 Excel 中插入图表，分清「推荐的图表」和「所有图表」两个入口
- 认识图表七大元素：标题、坐标轴标题、图例、数据标签、数据表、坐标轴、网格线
- 会设置坐标轴的边界、单位、标签位置和数字格式
- 理解主次坐标轴的用途，会做柱形加折线的双轴复合图
- 为仪表盘准备合格的图表源数据区：月度销售趋势和类别销售对比
知识点讲解
插入图表：选数据、选样式
做图表的流程永远是「先选数据、再选样式」：选中需要制图的所有数据（含表头），切到插入选项卡，就能看到图表区。它分两类：「推荐的图表」是 Excel 按你的数据形状猜的方案，「所有图表」则列出柱形图、折线图、饼图、条形图等全部类型，任你挑。
原则记住一条：趋势用折线，对比用柱形，占比用饼图——本讲做前两种。
💡 提示:
- 插入前只选需要画的数据，多余行列选进去图表就乱了
- 图片的小知识：默认隐藏行/列后图片不会跟着藏。选图片-右击-设置图片格式-属性-勾选「随单元格改变位置和大小」，隐藏组合时图片就会一起隐藏
图表七大元素
选中图表后，图表设计-添加图表元素里能逐一添加这些部件：
图表标题：像文章标题一样一句话概括图表内容；它还能「活」起来——选中标题文本框，在编辑栏输入 =B1，标题就会自动跟随 B1 单元格变化，做仪表盘时特别有用。
坐标轴标题：给横纵轴起名字，说明单位（如「金额（元）」）。
图例：像地图图例，标明每个数据系列代表什么。
数据标签：把系列的具体数值直接标在图上，汇报时少让老板猜。
模拟运算表（数据表）：把原始数据表挂在图表下方。
坐标轴：一般是主要横坐标轴（分类轴）和主要纵坐标轴（数值轴），复杂图表还有次坐标轴。
网格线：水平和垂直的参考线，帮助读数比较。
如果隐藏了某个元素找不到，去格式选项卡的元素下拉框里把它选回来。
💡 提示:
- 图表标题联动单元格的写法：选中标题文本框后，在编辑栏输入 =单元格地址 回车
坐标轴设置：让图说真话
右击坐标轴-设置坐标轴格式，能调的东西很多：纵坐标是数值轴时，可以设边界最大值、最小值和间隔单位（比例尺）；「标签」里能选标签位置（轴旁、高、低、无）；「数字」里能改坐标轴数字的显示格式。
两个常用技巧：勾选「逆序类别」可以让横坐标分类倒着排，或把纵坐标轴移到图表右侧（镜像效果）；标签位置选「无」可以隐藏轴标签——做双轴图时用它隐藏其中一个轴，避免读者看混。
💡 提示:
- 双轴图收尾时，通常把主、次坐标轴的边界手动设成一致，画面才不打架
主次坐标轴：数量级悬殊的救星
一个图里放「营业额」（几十万）和「指标完成率」（0～1.2）两组数据，完成率的柱子会矮到看不见——因为它们共用一根数值轴。解法是给完成率单独配一根轴：
第一步，插入柱形图后，点击「完成率」系列的柱子（或在格式选项卡左上角下拉框选中该系列-设置所选内容格式），勾选「系列绘制在次坐标轴」，图表右侧出现第二根纵轴。
第二步，保持选中该系列，右键-更改系列图表类型，把它改成折线图，并给折线设置数据标记，柱折复合图就成型了。
第三步，分别设置主、次纵坐标轴的边界（如主轴 70～110、次轴 0.6～1，单位相应调整），标签位置都改成「无」，让画面只留图形本身；再美化网格线、图例、标题和颜色，添加数据标签即可。
💡 提示:
- 点不准细柱子时，用格式选项卡左上角的系列下拉框来选，不会手抖
双向柱形图（旋风图）
条形图家族还有个漂亮玩法：两组数据从中线分别向左右延伸，形如旋风（对比图）。做法：选中数据插入「簇状条形图」；把其中一个系列放到次坐标轴；点横向数值轴，设置边界最小值 -1、最大值 1，勾选「逆序刻度值」让两组条形方向相反；数字格式选自定义，类型写 0%;0% （分号前后各一段正数格式），负数就不带负号显示了；再把次坐标轴的边界和单位调成与主轴一致、标签位置设「无」，纵坐标标签移到「低」点，旋风图就立起来了。
进销存里它适合做「入库量 vs 出库量」「各客户应收 vs 已收」这类两两对照。
💡 提示:
- 自定义数字格式 0%;0% 的妙处：左右两组条形都按百分数显示，不出现难看的负号
两个通用美化技巧
技巧一：用形状替换柱子样式。插入-形状画一个三角形（或心形），复制它，再选中图表里的柱形系列直接粘贴，柱子就变成三角形；想更精致，右键该系列-设置数据系列格式-填充选「层叠」。柱状图立刻告别千篇一律。
技巧二：图表模板。调好一份满意的图表后，右击图表-保存为模板；以后选中同类数据，插入时选「图表模板」就能一键套用。特别注意：数据表的布局要和原图表一致，否则模板套不上。
💡 提示:
- 做心形层叠嫌太密时，可以先在心形后面垫一张两边稍大的透明底图，组合后再粘贴
实战演练
仪表盘的图表区本讲先打地基：在「销售分析」表把两块图表源数据准备到位——12 个月的销售额汇总（将来画趋势折线图）和三大类别的销售对比（将来画柱形图）。在线网页环境里图表功能与桌面 Excel 不同，所以本讲在线部分专注于把源数据区做对、做实；每一步末尾附「Excel 操作指引」，画图动作请到本地 Excel 完成。
- 搭月度汇总区骨架 — 打开「销售分析」表，A1:D1 写表头：月份、入库金额、出库金额、出库数量；A2:A13 填数字 1～12。这四列就是将来趋势图的源数据。
- 写入月度统计公式 — B2 输入 =SUMPRODUCT((MONTH(入库单!$B$2:$B$201)=$A2)*入库单!$I$2:$I$201)，下拉到第 13 行；C2 输入 =SUMPRODUCT((MONTH(出库单!$B$2:$B$400)=$A2)*出库单!$I$2:$I$400) 下拉；D2 输入 =SUMPRODUCT((MONTH(出库单!$B$2:$B$400)=$A2)*出库单!$G$2:$G$400) 下拉。MONTH 把每笔单据的日期取月份，和 A 列比对成立就计入金额/数量——12 个月的进销存月报一次成型。
- 给出库单加类别辅助列 — 切到出库单，J1 写「类别」，J2 输入 =VLOOKUP(C2,商品档案!$A:$C,3,FALSE)，双击填充柄拖到底。有了这一列，按类别统计销售额只要一个 SUMIF。
- 搭类别对比区 — 回到销售分析表，F1:H1 写表头：类别、销售额、占比；F2:F4 填办公文具、纸品、办公设备。G2 输入 =SUMIF(出库单!$J:$J,F2,出库单!$I:$I) 下拉；H2 输入 =G2/SUM($G$2:$G$4) 下拉并设为百分比格式。三列数据就是将来类别柱形图（以及第 23 讲饼图）的源数据。
- 做图表标题联动单元格 — 在 J13（汇总区旁空白处）输入文字「2024 年度销售趋势」，再在 J14 输入「类别销售对比」。这两个单元格将来直接喂给图表标题：Excel 里选中图表标题文本框后在编辑栏输入 =$J$13，标题随单元格改字而变，仪表盘换年份就不用重画图。
- 源数据自检 — 在任意空单元格输入 =SUM(C2:C13) 和 =SUM(出库单!I2:I400)，两个结果必须相等（12 个月之和=流水总额）；再检查 =SUM(G2:G4) 应等于出库单总额、=SUM(H2:H4) 应等于 100%。源数据对不上，图画得再漂亮也是错的。
- Excel 操作指引：趋势折线图 — 在本地 Excel 中：选中 A1:A13 按住 Ctrl 再选 C1:C13（月份+出库金额），插入-所有图表-折线图（带数据标记）；添加图表元素：图表标题（编辑栏引用 =$J$13）、纵坐标轴标题「金额（元）」；双击纵坐标轴把边界最小值设为 0；最后给折线换主题色、按需添加数据标签。
- Excel 操作指引：类别柱形图 — 选中 F1:G4，插入-簇状柱形图；单系列图把图例删掉；添加数据标签并设为居中；双击柱子把间隙宽度调到 100% 左右显得饱满；把最高的一根柱子单独选中换成强调色，标题引用 =$J$14。两张图并排放进「仪表盘」表的图表区，本讲完工。
在线练习
下面的表格可以直接编辑,照着演练步骤在本页练习;需要菜单操作的步骤请下载配套练习文件,在自己电脑的 Excel 中完成。
配套练习文件:lecture-20.xlsx(见本页底部「附件下载」)。
验收清单
逐项自查,全部通过即完成本讲:
- ☐ 月度汇总区 12 行数据齐全，且 C 列合计与出库单金额总额完全一致
- ☐ 类别对比区三个类别的销售额由 SUMIF 自动统计，占比合计 100%
- ☐ 图表标题的联动源单元格已备好（改字即换标题）
- ☐ 在 Excel 中完成趋势折线图：有标题、有轴标题、纵轴从 0 起
- ☐ 在 Excel 中完成类别柱形图：有数据标签、最高类别有强调色
- ☐ 能说出「趋势用折线、对比用柱形、占比用饼图」的选择原则